Automazione con n8n: un flusso IA che riassume le email

Le email che si accumulano sono il classico lavoro ripetitivo che l'IA puo' alleggerire. In questa guida costruiremo con n8n, una piattaforma di automazione open source, un flusso che legge le email in arrivo, le riassume e le classifica (per esempio: urgente, fattura, newsletter) usando un modello di intelligenza artificiale. n8n e' come un "Lego" per automazioni: si collegano blocchi (nodi) trascinandoli, senza scrivere quasi codice. E' gratis se lo installi sul tuo computer o server.

Come ragiona un'automazione in n8n

Prima di mettere le mani sui nodi, conviene capire la logica. Ogni automazione in n8n e' un workflow: una catena di blocchi che si passano dati da sinistra a destra. Il primo blocco e' sempre un trigger, cioe' l'evento che fa partire tutto (una nuova email, un orario prestabilito, una chiamata ricevuta). I blocchi successivi sono azioni: leggere, trasformare, decidere, scrivere. Tra un nodo e l'altro viaggiano i dati in formato JSON, e ogni nodo puo' leggere i dati di quelli precedenti usando le cosiddette espressioni, scritte tra doppie parentesi graffe. E' un modello potente perche' lo stesso schema, "quando succede X, fai Y con l'aiuto dell'IA", si applica a centinaia di compiti diversi: dalla gestione della posta al monitoraggio di un sito, dall'aggiornamento di un foglio alla pubblicazione sui social. Imparare a costruire un workflow significa imparare a costruirli tutti.

A chi serve e cosa otterrai

Questa guida e' per chi vuole automatizzare compiti ripetitivi senza essere uno sviluppatore esperto: liberi professionisti, piccole aziende, smanettoni. Alla fine avrai un workflow che ogni tot minuti controlla una casella email, manda il testo di ogni nuovo messaggio a un modello IA e ottiene un riassunto e una categoria, salvando il tutto dove preferisci (un foglio, una chat, un'altra email). Prerequisiti:

• Un computer con Node.js (versione 18+) oppure Docker installato.
• Una casella email con accesso IMAP (per esempio un account dedicato).
• Una chiave API di un modello IA: OpenAI (a pagamento, a consumo) oppure Ollama in locale (gratis).

Quale modello IA scegliere

• OpenAI (GPT-5 mini o GPT-4o mini): prima scelta per semplicita' e qualita'. Pro: ottimi risultati, nodo dedicato in n8n. Contro: costo a consumo (basso per i riassunti) e dati che passano dal cloud.
• Ollama in locale (es. llama3.2): gratis e privato, ideale se le email contengono dati sensibili. Contro: serve un PC abbastanza potente e la qualita' dipende dal modello.
• Google Gemini o Anthropic Claude: alternative valide tramite i rispettivi nodi/HTTP, simili a OpenAI per impostazione.

Per questa guida useremo OpenAI come esempio principale e indicheremo la variante Ollama dove cambia qualcosa.

Passo 1: installare e avviare n8n

Il modo piu' rapido per provarlo e' con npx (richiede Node.js):

npx n8n

In alternativa, con Docker (consigliato per un uso continuativo):

docker run -it --rm \
  --name n8n \
  -p 5678:5678 \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n \
  docker.n8n.io/n8nio/n8n

Apri il browser su http://localhost:5678, crea l'account locale e ti troverai davanti alla tela vuota dove disegnare il workflow.

Passo 2: aggiungere il trigger che legge le email

1. Clicca su "Add first step" e cerca il nodo "Email Trigger (IMAP)".
2. Inserisci le credenziali della casella: server IMAP, porta (di solito 993), email e password (o app password).
3. Imposta di leggere solo i messaggi non letti, cosi' ogni email viene elaborata una volta sola.

In alternativa, per fare delle prove, puoi partire da un nodo "Schedule Trigger" (che parte ogni X minuti) o dal "Manual Trigger" per lanciare il flusso a mano.

Passo 3: collegare il modello IA per riassumere e classificare

Aggiungi un nodo "OpenAI" (oppure "Message a model"). Crea la credenziale incollando la tua chiave API, poi configura un messaggio che dice al modello cosa fare. Nel campo del prompt usa il testo dell'email in arrivo, che in n8n richiami con una espressione tra parentesi graffe. Ecco un prompt da incollare e adattare:

Sei un assistente che organizza la posta. Leggi questa email e restituisci un JSON con tre campi: "riassunto" (massimo 2 frasi), "categoria" (una tra: urgente, fattura, cliente, newsletter, altro) e "azione_consigliata". Email: {{ $json.textPlain }}

Suggerimento importante: chiedi esplicitamente una risposta in formato JSON e, se il nodo lo prevede, attiva l'opzione "JSON output". Cosi' i campi diventano facili da usare nei passaggi successivi. Imposta la temperatura a 0 per risposte stabili e ripetibili.

Passo 4: salvare o inoltrare il risultato

Ora decidi dove far finire riassunto e categoria. Alcune opzioni comuni:

• Google Sheets: aggiungi una riga per ogni email con data, mittente, categoria e riassunto. Ottimo per tenere un registro.
• Slack o Telegram: invia un messaggio nel canale del team solo se la categoria e' "urgente" (usa un nodo "IF" per filtrare).
• Email: inoltra un digest riassuntivo a te stesso a fine giornata.

Per la condizione, inserisci tra il nodo IA e l'output un nodo "IF" che controlla se {{ $json.categoria }} e' uguale a "urgente": solo in quel caso scatta la notifica immediata.

La variante gratis e privata con Ollama

Se non vuoi usare OpenAI, installa Ollama, scarica un modello con ollama pull llama3.2 e nel workflow sostituisci il nodo OpenAI con un nodo "HTTP Request" che chiama l'API locale di Ollama:

POST http://localhost:11434/api/chat
{
  "model": "llama3.2",
  "stream": false,
  "messages": [
    {"role": "user", "content": "Riassumi e classifica questa email in JSON: ..."}
  ]
}

Il risultato lo trovi nel campo della risposta del nodo HTTP. E' un filo piu' manuale del nodo OpenAI, ma tutto resta sul tuo computer.

Errori comuni e come risolverli

• Il trigger IMAP non riceve nulla: controlla che l'accesso IMAP sia abilitato nella casella e che tu stia usando una "app password" se il provider richiede l'autenticazione a due fattori.
• Il modello restituisce testo invece di JSON: rafforza il prompt ("rispondi SOLO con JSON valido, nessun testo prima o dopo") e usa un nodo successivo per il parsing.
• Errore 401 dal nodo OpenAI: la chiave API e' errata o senza credito. Rigenerala e verifica il saldo.
• Il workflow gira ma non salva: ricordati di attivare il workflow con l'interruttore in alto a destra; in modalita' bozza si esegue solo manualmente.

Come proseguire e quando non automatizzare

Da qui le strade sono molte: puoi aggiungere il nodo "AI Agent" di n8n per far decidere al modello quali strumenti usare, collegare un database, generare risposte automatiche di bozza (da rivedere sempre a mano) o creare ticket in un gestionale. Un consiglio di metodo: parti da un caso piccolo e verificabile, fai girare il flusso "in lettura" per qualche giorno prima di dargli azioni che modificano qualcosa, e tieni sempre un essere umano nel ciclo per le decisioni che contano. L'automazione non va usata quando le conseguenze di un errore sono gravi e non controllabili: in quei casi l'IA prepara, ma la persona decide. Con n8n hai uno strumento potente e gratuito per togliere dalle tue giornate decine di micro-attivita' ripetitive: il difficile non e' la tecnologia, ma scegliere bene cosa automatizzare.

Quanto costa davvero e come tenere sotto controllo la spesa

Una nota sui costi, perche' e' la domanda che tutti si fanno. n8n in versione self-hosted (quella che abbiamo installato) e' gratuito: paghi solo l'eventuale server se lo metti online. La voce di spesa, se usi un modello in cloud, e' l'API del fornitore IA. Per un compito come riassumere email, modelli economici come GPT-5 mini o GPT-4o mini costano pochissimo per messaggio, ma e' bene impostare un tetto di spesa nel pannello del fornitore per evitare sorprese se il workflow va in loop. Con Ollama in locale, invece, il costo marginale e' zero: l'unico limite e' la potenza del tuo hardware. Una buona pratica e' iniziare con OpenAI per validare l'idea (e' piu' semplice), poi valutare il passaggio a un modello locale se i volumi crescono o se i dati sono sensibili.

Infine, un promemoria di sicurezza: tratta le chiavi API e le password come informazioni riservate, usale solo dentro le credenziali di n8n (che le cifra) e non incollarle mai nel testo dei nodi. Se condividi o esporti un workflow, le credenziali non vengono incluse, ma controlla sempre di non aver lasciato dati sensibili nei campi di prova. Con queste accortezze, n8n diventa una base solida su cui costruire automazioni sempre piu' ambiziose, dal semplice smistamento della posta fino a veri e propri agenti che orchestrano piu' strumenti.